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美亚会议接待标准

美亚会议接待标准,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则。 美亚负责会议接待工作的安排和管理,根据参会人数、会议主题、会议举办时间、会议持续时间,拟定接待计划,协调落实接待任务,提供后勤保障。

会前

1、接站

(1)制作接站欢迎物料(KT板/牌或横幅);

(2)接站人员、车辆提前2个小时达到接站地点(汽车站/火车站/机场);

(3)安排参会人员上车,前往酒店。

(4)接待人员向参会人员介绍会议行程安排、酒店住宿、用餐等环境和注意事项。


2、酒店

(1)酒店入住欢迎、指引物料制作和设置(KT板/牌或横幅横);

(2)办理参会人员入住,发放房卡、餐券,并确认用餐时间。


3、用餐

(1)接待人员带领参会人员前往用餐地点。


4、会场布置

(1)物料布置(会议主题背景墙、签到墙、展架、花卉摆设…)到位;

(2)现场桌椅摆放整齐;

(3)会议用品准备(笔、笔记本、水…)到位;

(4)音频、视频等资料准备到位;

(5)会场设备:话筒、投影仪、LED屏幕、灯光、空调等设备调试完成,保证正常使用;

(6)会议开始前,布置好会议中间休息区和冷餐区。


5、会议预演

会议开始提前一天完成会议预演,会议主持人、分享嘉宾,进行会议预演。

会中

1、保证会场干净、卫生、整洁;

2、接待人员仪表整洁大方、态度和蔼、用于文明、不得大声喧哗;

3、会议间歇或结束后,及时清理会场,为下一场会议做准备。

会后

1、会议现场录音、视频、图片、新闻稿件等资料整理,并交与主办方。

备注

1、会议接待用车、酒店、用餐、场地、会后旅游等内容,由会议主办方和接待方,在会议接待筹备阶段确认;

2、此接待流程和标准,为正常会议接待参考流程。实际接待过程中,根据会议主办、接待双方协商后,可合理变更接待流程和标准。

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