会议记录一般由标题、会议组织情况、会议内容、会议结尾四部分组成。
（一）标题
会议记录的标题，也是会议记录的名称。会议记录标题通常由机关、部门单位或机构名称+会议事由+名称组成。
（二）会议组织情况
在这部分需要写清楚下列内容：
1.开会时间。要写清年、月、日，重要的会议还应反映出具体的起止时间。
2.会议地点。要写清楚会议召开的具体地点，必要时还应注明所在地。
3.出席人。出席人少，需要写清楚出席者的姓名、职务；出席人多，可以只写出席人的上下限，如县、处级以上；重要的会议，为了便于日后考查，可另设签到簿，并随同会议记录一并保存。
4.缺席人。缺席人少时，要具名，并简要注明原因。
5.列席人。要写明列席人的姓名、职务。
6.主持人。要写明主持人的姓名、职务。
7.记录人。将记录人的姓名、职务写上，而且有几人就要写几人。
以上内容要求会议记录人员视具体会议有所增减，并在会议正式召开之前就要写好。
（三）会议内容
这是会议记录的主体部分。主要有这么几项内容：会议议题、领导人的报告、讨论情况、形成的决议和主持人的总结。
这一部分要按发言人的先后记在每一发言者的名字之后。发言者姓名要顶格写，内容记录部分一律不要顶格写，以使姓名突出，便于查阅。例文是将形成的决议和主持人的总结两部分放在一起表述的，这也是一种常见的，又符合会议实际的记录形式。
会议主体部分的记录方法有两种：一种是详细记录，一种是摘要记录。
1.详细记录主要用于重要会议。重要会议讨论、研究的问题比较复杂，要求尽可能地记下发言者的原话，即怎么讲，就怎么记，特别重要的发言，不仅要完整无遗地记录发言内容，而且最好要记下发言者的语气姿态。
做好重要会议的记录，应注意三点：一是记载会议中的争议问题、分歧意见时，应将争议、分歧的焦点及有关人员发言争论的观点，详细记下；二是记载会议中的关键问题、要害问题时，应将有关人员的发言详细记下；三是记载会议决议时，应详细记载表决情况，对异议、弃权等情况要予以实录，以备考查。对会议中所记录的决议性内容，在会议记录结束前，记录人应念给与会人员听，以便对决议事项推敲得更准确。有些详细记录，必要时会后应重新整理，但原记录不得毁掉，仍要存档；有些会议记录需送会议主持人审阅后才可公布和印发。
2.摘要记录主要用于一般会议。在没有分歧和争议的情况下，只需摘记关键和重点，如在会上报告了什么事情，讨论了什么问题，作出了什么决议等。
上面两种记录方法，要根据会议的性质和内容来选定。总之，会议记录力求完整、真实、准确，忠于原意，字迹清楚，并防止增减改动会议内容，还要防止用记录人的语言代替或修改发言人的语言。
（四）结尾
会议结尾，要提行空两格写“散会”字样。
在会议记录的右下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。
