会议策划的时候，要考虑到的是方方面面，不是简单的文字堆砌。在策划会议的时候，要根据会议目的，制定可行、科学的决策和构思，从实际出发，最终达到会议效果。
一份好的会议策划，一定是经过深思熟虑，有执行依据的。其中，会议过程中使用到的器材，也是重要的策划内容。那么，会议开始前要准备好哪些器材？
1、桌椅
桌子、椅子，是会场最基本的设备，在规划桌椅的摆放的时候，必须要根据会议要求，摆放成报告型、圆桌型或者U型。根据人数多少，人数多报告型、人数少圆桌型。
2、茶水和名牌
会议通用茶水最好是矿泉水，可以适合大众口味，不同的人可能在茶水上面，要求不同，有的喜欢喝茶、饮料、咖啡。如果没有特殊要求，矿泉水是最能让所有人接受的。
人数多的会议，除嘉宾席其他座位不需要名牌。会议人数少的圆桌行贿以，则需要名牌，这样方便人员入座。有条件的会议场地，可以采用无纸智能终端名牌。
3、签到簿和议程
签到簿可以直接统计到场人员，签到簿也是会议组织者工作安排依据，比如安排用餐、住宿等，有的会议还须准备名册。会议议程，可以帮助参会人员，了解、熟悉会议流程。
4、书写板和笔
如果会议发言人，需要用图案、文字辅助表达的，则需要准备白板、笔。这种传统表达方式，有即兴、方便等特点受很多人喜爱，水性笔、白板擦等配套工具也需准备。
5、视听设备
投影仪、录像机、镭射笔、幻灯机等设备，广泛运用到会议当中。开会前，需要准备相应的素材，并检查设备是否能正常使用，为了记录会议内容，录像机也可以准备。
6、产品资料和样品
业务汇报、产品介绍等形式的会议，是必须要准备相关资料的，比如新品发布会，不能单凭口述，这样对参会人员来说，是无感的。
会前准备好产品资料、样品，可以直接让客户接触产品，了解产品性能、使用方法等，再由产品介绍人员现场进行介绍，并对客户提出的疑问进行解答，可为大家留下深刻印象。
7、现场物料（会标/背景板/展架）
会场的气氛烘托，可以让参会人员，一进入会场就能够接收到会场主题信息。对强化会议效果、美化会议现场都是有很好的帮助的。
需要准备的物料，要体现出会议名称、主题、会标，以文字、图片等形式表达。需要准备的物料包括背景板、展架、横幅标语等，制作材料要环保、无异味，保证会场绿色健康。
