一、会议准备
1、注意事项
1）会议能否成功举办，特别是中大型会议，要要考虑、协调的环节很多。比如：参会者是否能准时入场，重要参会人是否有替代人选，主持人、记录人员、服务人员安排等等。
2）会议场所的选用。会议场地的选用，是根据会议性质、形式来选用的，人数不多的公司会议，会选择公司会议室。周末公司全体会议，会选择一个度假地。中大型会议、重要会议，则需要租用专业会场。
无论是什么形式的会议，对会场的要求肯定是少不掉的。会场选择，应当遵循宽敞、舒适、隔音效果好、采光好、通风好、无干扰、有窗户，空调、电源、麦克风、音响设备齐全。
3）会议记录注意事项。在准备会议的时候，就要把会议事项，比如时间、地点、议程等等，用文字的方式记录下来，方便后续查看、备忘。
会议决定、通知，要在会议开始前，发送给相关人员。切忌口头通知，必须要通知到人，把工作做细。
二、会场准备
会议过程中，会使用到现代会议辅助器材，所以，在会议开始之前，必须要把各种辅助器材准备好。
1、桌椅、名牌、茶水准备
桌椅是基本设备，桌椅摆放，会根据会议需要，摆放圆桌、报告型。通常情况下，参会人数过多的，会采用报告型桌椅摆放，人数较少，采用圆桌型。圆桌会议，制作名牌，方便入座。
会议上，要准备好茶水、饮料、矿泉水，根据参会人的口味，提供茶水饮料。矿泉水要准备，因为大多数人，对矿泉水接受更高。
2、会议签到、会议议程
会议签到簿的作用，主要是帮助了解到会人数，是否有人缺席。以及下一步工作的安排，比如就餐、住宿。会议议程，方便参会人了解会议进度，有必要的时候可以印制名册。
3、黑板、白板、笔
黑板、白板、笔需要准备，有的时候，会议过程中，报告人（发言人）需要用字或图说明问题的。所以，需要在黑板或者白板，还需要准备笔、板擦等工具。
4、视听器材
视听器材，能提高会议的体验，投影仪、录像机、镭射笔等设备非常方便。所以，在会议开始之前，需要检查设备是否能够正常使用，发言人需要幻灯展示的，要提前准备幻灯片。
5、资料、样品
业务汇报、产品介绍会议，是需要提前准备好，业务、产品资料或样品的。比如新品推出的时候，光凭口述，不能给人留下深刻印象。这时候需要产品展示，并介绍产品特点、优点。
6、会标、背景板、展板
会标、背景板、展板，是渲染会场气氛的，会标一般是指会议名称、横幅标语，背景板一般是喷绘KT板。会场内外合理摆放背景板、展板，是很好渲染会议、活动的方法。
三、会议礼仪
1、会议开始之前
WHEN－要清楚会议什么时候开始，整个会议需要多长时间。做到提前入场，会议过程中，有事需要离场，不得影响他人。
WHERE－清楚会议的会场是在什么地方，合理计算时间，提前到达会场。
WHO－清楚会议的参会人都是谁，公司内部？外宾？合作企业？
WHAT－会议议题是要了解的，如果都不知道做什么？那你还能怎么做？
OTHERS－明确自己是否有接送人物，提前准备好会议所需设备、资料、纪念品等。根据会议类型、目的，准备所需物品。
2、会议礼仪--会议中
1）主持人
会议主持人，一定要控制好节奏，议程之间的衔接。会议中，介绍参会人员，控制会议议程，把握好会议时间。
2）座次安排
会议一般分：方桌、圆桌会议。方桌会议，要注意座次安排。领导，一般坐在长方形的短边，或者靠里位置。以会议室门为基准，里侧是主宾。主客双方会议，分两侧就坐，主右客左。
圆桌会议，可避免主次安排。圆桌会议，不用拘泥礼节，主以门为基准，靠里是主要座位。
三、会议结束后
会议议程结束之后，会议还不算真正的结束。在会议议程完毕之后，应当注意很多细节，这样才能体现良好的商务礼仪。主要包括以下几点：
1、会议记录，以文字形式保存。没有全程文字记录，至少也要有阶段决议，应有专人负责。有视频记录的，要做好保存。
2、如果有准备公司纪念品，需要完成赠送纪念品的环节。
3、参会人员有外宾、业务合作伙伴的，需要带领他们参观公司，或厂房等。
4、合影。
